Aumentar la precisión del inventario con RFID

Por qué la precisión del inventario es tan importante y por dónde empezar a mejorar

El fashion retail es dinámico y complejo. Las colecciones entran y salen. El personal de tienda recibe, repone, retira y envía artículos. Los compradores se prueban productos y los dejan en lugares distintos. O se llevan artículos sin pagarlos.

¿La solución? Contar el inventario. Pero sin RFID, los conteos solo se hacen una o dos veces al año, y la precisión cae con fuerza hasta el siguiente conteo. Además, los conteos manuales son inexactos porque los realizan personas, lo que los hace propensos a errores. El conteo físico sigue teniendo su lugar, por ejemplo para auditorías financieras.

Con el tiempo, estas inexactitudes se acumulan hasta que los retailers solo pueden confiar parcialmente en sus datos de stock.

De hecho, los retailers que no usan RFID tienen una precisión de stock de entre el 65 % y el 75 %.

¿Qué significa ese número? Significa que, en un tercio de los casos, no sabes exactamente cuál es tu inventario, ni siquiera si está realmente disponible.

Como veremos, este nivel de datos de stock inexactos provoca que los productos simplemente no estén disponibles en la tienda para que el comprador los adquiera.

Sin embargo, las consecuencias de una baja precisión de stock van mucho más allá de las ventas perdidas. También provocan lo siguiente:

1. Cancelaciones de pedidos

A menudo, los pedidos se asignan a tiendas. Si los datos de stock de esas tiendas solo son correctos dos tercios de las veces, un tercio de los pedidos se cancela porque el producto correcto no está disponible.

2. Operaciones ineficientes

La baja precisión de stock también genera pérdida de tiempo al buscar, asignar y enviar inventario. Además, conduce a procesos inflexibles en los que el inventario se gestiona por separado para cada canal retail, como tiendas, e-commerce o wholesale.

3. Dead stock y producir más de lo necesario

A escala estratégica, una baja precisión de stock significa que el retailer sobrecarga las tiendas de inventario, lo que genera markdowns y márgenes más bajos. También significa producir mucho más de lo necesario para satisfacer la demanda, algo insostenible. Saber cómo prevenir el dead stock tendrá un gran impacto en sostenibilidad.

¿Por dónde empezar con la implementación de RFID?

Como toda la organización retail siente estos problemas, muchos retailers preguntan cuál es el mejor punto de partida para mejorar su precisión de stock.

Nuestra filosofía es que la tienda física es el mejor lugar para empezar con RFID. Sabemos que las tiendas son mucho más caóticas que los centros de distribución, por lo que los mayores beneficios de RFID se logran en tienda.

Así que empecemos implementando RFID para aumentar la precisión del inventario.

¿Qué pasos debes seguir para alcanzar una precisión de stock del 98 %?

Leer más sobre cómo calcular la precisión del inventario

Antes de empezar: ¿qué significa exactamente tener stock preciso?

Hay muchas formas de calcular la precisión del inventario. Hoy en día, es común escuchar afirmaciones como “tenemos una precisión del 98 %”.

Pero ¿qué significa exactamente? Primero, analicemos qué entendemos por precisión de stock, después revisemos distintas formas de calcularla y, por último, veamos la mejor definición para el sector fashion retail.

Cómo mejorar la precisión del inventario hasta más del 98 %

La mayoría de los retailers primero querrá validar el business case de RFID, normalmente en un grupo reducido de tiendas.

En primer lugar, debes etiquetar tus artículos con etiquetas RFID. Aunque el etiquetado en origen es la forma más rentable para los retailers, suele ser un paso demasiado grande cuando se está empezando.

Una buena práctica es incorporar el etiquetado RFID a los procesos de etiquetado existentes. El etiquetado suele realizarse en el centro de distribución o, a veces, en la tienda. En cualquier caso, las tiendas recibirán artículos con etiquetas RFID.

Después de recibir estos artículos, llega el momento de contar. El conteo lo realiza el personal de tienda con un lector handheld y una app capaz de procesar los datos RFID entrantes.

El poder de RFID: en solo una hora, un miembro del personal puede contar una media de 10.000 artículos.

Afortunadamente, los inventarios con RFID requieren solo una fracción del tiempo frente a un conteo manual en tienda. En solo una hora, un miembro del personal puede contar una media de 10.000 artículos.

¿Qué ocurre después del conteo?

Cuando el conteo termina, comparas el resultado del conteo RFID, es decir, lo que realmente tenías, con los datos de tu sistema de gestión de stock, como un ERP, es decir, lo que pensabas que tenías.

Después del conteo, se investigan las diferencias. Aquí es esencial saber dos cosas. Primero, necesitas saber qué falta: qué productos y de qué categoría. Segundo, quieres entender por qué faltan ciertos artículos para tomar medidas adecuadas y evitar que vuelva a ocurrir.

RFID y ERP

Cuando la investigación termina, el resultado es una lista de diferencias aprobada. Esta lista se devuelve al sistema ERP. Así, el ERP cuenta con los datos de stock más recientes y precisos de los productos que están en la tienda.

Conviene saber que RFID no reemplaza tu sistema ERP actual; solo le envía mejores datos. Y como el ERP trabaja con mejores datos, automáticamente responderá enviando mejores entregas a tus tiendas.

Repite este proceso durante unas semanas y alcanzarás tu primer hito: aumentar la precisión de stock de la tienda por encima del 98 %.

Cómo mantener altos los niveles de precisión de forma aún más eficiente

Un conteo semanal de tienda sigue siendo la forma más común de mantener niveles de stock precisos. Pero cada vez más retailers buscan RFID para mejorar también otros procesos de tienda.

Además del conteo de stock, hay dos procesos comunes en tienda donde RFID puede ayudar:

1. Recepción de entregas entrantes.
2. El Point of Sale.

Recepción de entregas entrantes con RFID

Recibir entregas entrantes con RFID tiene dos grandes beneficios. Primero, es un impulsor importante de eficiencia operativa. El personal de tienda no necesita comprobar visualmente el contenido de los envíos; puede escanear las cajas en cuestión de segundos. Esto ahorra mucho tiempo y también funciona como control adicional.

Segundo, verificar las entregas entrantes aumenta la precisión de stock desde el principio, porque no necesitas esperar al siguiente cycle count para saber qué venía en el envío.

Usar RFID en el punto de venta

Un conteo semanal de tienda eleva la precisión de stock por encima del 98 %. Pero tener datos de stock precisos no es el objetivo final. Los niveles de stock basados en un conteo realizado el lunes seguirán siendo bastante precisos el martes por la mañana, pero lo serán menos el sábado por la tarde.

Para un empleado que busca un vaquero en una talla específica, puede ser frustrante ver que el producto debería estar disponible cuando en realidad se agotó hace varios días. Usar RFID en el Point of Sale puede aumentar la precisión de stock a diario, impulsando de nuevo la eficiencia.

Cómo empoderar a tus tiendas para trabajar con RFID

Además de implementar RFID en otros procesos, todo se queda corto si no se cumple una condición.

Tus tiendas deben adoptar RFID.

Para que RFID funcione, debes mejorar procesos específicos en tienda. El personal debe formarse en estos nuevos procesos y en cómo ejecutarlos. Si el proceso:

• es difícil de entender,
• es complicado de ejecutar y
• no recompensa al equipo de tienda por hacer mejor, más rápido o más fácil su trabajo...

...entonces nunca podrás aprovechar todo el potencial de RFID.

El poder de RFID: al introducir RFID en tiendas, pregúntate: ¿qué aporta al equipo?

Crear apoyo para RFID es crítico para retailers que empiezan con RFID y también para quienes ya están avanzados en su recorrido.

Como la base del éxito de RFID se establece en tienda, cada nuevo empleado debe incorporarse a la estrategia RFID. En última instancia, estas personas sostienen el lector handheld para contar inventario, imprimir etiquetas faltantes y escanear entregas entrantes.

La pregunta que debes hacerte al introducir RFID en tiendas es: ¿qué aporta al equipo?

Pasar de un conteo anual a uno semanal puede abrumar a las tiendas si no se les forma sobre RFID o no se las incluye en el proceso de implementación.

Cómo motivar a tus store managers para trabajar con RFID

El store manager suele ser el factor decisivo para respaldar RFID. Vemos dos tipos de store managers en fashion retail: generalistas y store managers centrados en ventas. Ambos están dispuestos a trabajar con RFID si se les motiva de la forma adecuada.

Generalistas

Un generalista ve la imagen completa de los procesos de tienda: desde la recepción hasta la venta de mercancía y todos los procesos intermedios.

A menudo entienden RFID de inmediato. Pero aún necesitan involucrar a su equipo. Expectativas, guías y procedimientos claros para RFID son útiles para los generalistas, y la mayoría también quiere conocer el contexto más amplio.

Enfoque en ventas

Estos store managers están impulsados por resultados, ingresos y cifras de ventas. Aunque suelen ver los beneficios de RFID, puede que necesiten recordar que una tarea administrativa como contar stock es positiva para sus ventas.

Los store managers orientados a ventas también suelen ser competitivos. Úsalo a tu favor. Por ejemplo, puedes introducir competiciones internas sobre qué tienda tiene la mayor precisión o quién cuenta más rápido.

Una mayor precisión de stock debe conducir a acciones

Como nota final, una alta precisión de stock por sí sola no cambia nada. Una alta precisión de stock no repondrá tu sala de ventas ni hará automáticamente que vendas más.

Sin embargo, mejorar la precisión de stock es el primer paso para aumentar la disponibilidad de productos en tienda e impulsar las ventas.

Contar inventario con RFID funciona como una herramienta de diagnóstico. RFID te muestra dónde necesitas actuar: optimizar el reabastecimiento a tiendas, mejorar la reposición desde el almacén a la sala de ventas o incluso usar el stock de tienda como fuente para canales online.

Entonces, ¿cuál es el siguiente paso? ¿Qué acciones puedes tomar para convertir tus nuevos insights de inventario en resultados reales?

Descúbrelo en el capítulo dos: aumentar la disponibilidad de productos en tienda para impulsar las ventas.