Aumentare l'accuratezza dell'inventario con RFID

Perché l'accuratezza dell'inventario è così importante e da dove iniziare a migliorarla

Il retail della moda è frenetico. Le collezioni cambiano continuamente. Il personale riceve, riassortisce, rimuove e spedisce articoli. I clienti provano i prodotti e li lasciano in posti diversi. Oppure li portano via senza pagare. 

La soluzione? Contare l'inventario. Senza RFID, però, i conteggi vengono effettuati solo una o due volte all'anno e l'accuratezza cala notevolmente fino al conteggio successivo. Inoltre, i conteggi manuali sono imprecisi proprio perché eseguiti da persone: sono soggetti a errori che generano inesattezze. Il conteggio fisico rimane comunque utile, ad esempio per la revisione contabile.

Nel tempo, queste inesattezze si accumulano fino al punto in cui i retailer possono fidarsi solo parzialmente dei propri dati sulle scorte... 

Infatti, i retailer che non utilizzano RFID hanno un'accuratezza delle scorte compresa tra il 65% e il 75%.

Cosa significa questo dato? Che in un terzo dei casi non sai esattamente cosa contiene il tuo inventario, o se gli articoli siano davvero presenti. 

Come vedremo, questa imprecisione nei dati comporta semplicemente che alcuni prodotti non siano disponibili in negozio per l'acquisto. 

Le conseguenze di una bassa accuratezza delle scorte, però, vanno ben oltre le vendite perse. Comprendono anche: 

1. Annullamenti degli ordini

Gli ordini vengono spesso assegnati ai negozi. Se i dati sulle scorte sono corretti solo in due terzi dei casi, un terzo degli ordini viene annullato perché il prodotto giusto non è presente.

2. Operazioni inefficienti

Una bassa accuratezza delle scorte fa perdere tempo nella ricerca, nell'allocazione e nella spedizione dei prodotti. Inoltre, genera processi poco flessibili, in cui l'inventario viene gestito separatamente per ogni canale: negozi, e-commerce o wholesale.

3. Scorte invendute e produzione eccessiva

A livello strategico, una bassa accuratezza delle scorte porta il retailer a rifornire eccessivamente i negozi, causando ribassi e margini inferiori. Si produce quindi molto più del necessario per soddisfare la domanda, con un approccio non sostenibile. Capire come prevenire le scorte invendute può avere un grande impatto sulla sostenibilità.

Da dove iniziare a implementare RFID?

Poiché questi problemi coinvolgono l'intera organizzazione retail, molti retailer si chiedono dove sia meglio iniziare a migliorare l'accuratezza delle scorte.

La nostra filosofia è che il negozio fisico sia il punto di partenza migliore per RFID. Sappiamo che i negozi sono molto più caotici dei centri di distribuzione (DC): è quindi qui che si ottengono i vantaggi maggiori. 

Cominciamo dunque a implementare RFID per aumentare l'accuratezza dell'inventario. 

Quali passi servono per raggiungere un'accuratezza delle scorte del 98%? 

Come portare l'accuratezza dell'inventario oltre il 98%

La maggior parte dei retailer vuole prima validare il business case per RFID, generalmente in un numero ridotto di negozi.  

Per prima cosa, devi applicare etichette RFID agli articoli. L'etichettatura alla fonte è il metodo più conveniente per i retailer, ma spesso è un passo troppo ambizioso quando si è all'inizio. 

Una buona pratica è integrare l'etichettatura RFID nei processi di etichettatura esistenti. Di solito avviene nel DC, talvolta in negozio. In entrambi i casi, i negozi ricevono articoli già dotati di etichette RFID. 

Dopo aver ricevuto gli articoli, è il momento di contarli. Il personale usa un lettore RFID portatile e un'app capace di elaborare i dati RFID ricevuti. 

Fortunatamente, il conteggio con RFID richiede solo una frazione del tempo necessario per un inventario manuale in negozio. In una sola ora, un dipendente può contare in media 10.000 articoli. 

Cosa succede dopo il conteggio?

Una volta terminato, confronti il risultato del conteggio RFID, cioè ciò che avevi effettivamente, con i dati del sistema di gestione delle scorte, ad esempio il sistema ERP, cioè ciò che pensavi di avere. 

Dopo il conteggio si analizzano le differenze. È essenziale sapere due cose. Innanzitutto, cosa manca: quali prodotti e di quale categoria. Poi bisogna capire perché mancano determinati articoli, per adottare le misure appropriate ed evitare che accada di nuovo. 

RFID ed ERP

Al termine dell'analisi si ottiene un elenco delle differenze approvato, che viene inviato al sistema ERP. Il sistema dispone così dei dati aggiornati e accurati sui prodotti presenti in negozio. 

È importante sapere che RFID non sostituisce il sistema ERP esistente: gli fornisce dati migliori. L'ERP, lavorando con informazioni più accurate, può quindi inviare automaticamente rifornimenti più adeguati ai negozi. 

Ripeti questo processo per alcune settimane e raggiungerai il primo traguardo: portare l'accuratezza delle scorte del negozio oltre il 98%. 

Come mantenere un'accuratezza elevata con ancora più efficienza

Il conteggio settimanale del negozio rimane il metodo più comune per mantenere accurati i dati sulle scorte. Ma sempre più retailer utilizzano RFID anche per migliorare altri processi.

Oltre al conteggio dell'inventario, ci sono due processi comuni in negozio in cui RFID può aiutare:

1. Ricevere la merce in arrivo
2. La cassa (POS)

Ricevere la merce in arrivo con RFID

Ricevere la merce con RFID offre due grandi vantaggi. Innanzitutto, migliora notevolmente l'efficienza operativa. Il personale non deve controllare visivamente il contenuto delle spedizioni: può scansionare le scatole in pochi secondi. Questo fa risparmiare molto tempo e offre un controllo aggiuntivo.

In secondo luogo, verificare le spedizioni in arrivo aumenta subito l'accuratezza delle scorte: non serve aspettare il successivo inventario ciclico per sapere cosa contenevano.

Usare RFID alla cassa

Un conteggio settimanale porta l'accuratezza delle scorte oltre il 98%. Ma avere dati accurati non è l'obiettivo finale. I livelli di scorta basati su un conteggio effettuato lunedì saranno ancora piuttosto accurati martedì mattina, ma meno accurati sabato pomeriggio.

Per un dipendente che cerca un paio di jeans in una taglia specifica, è frustrante vedere che il prodotto dovrebbe essere disponibile quando in realtà è esaurito da giorni. Usare RFID alla cassa può aumentare ogni giorno l'accuratezza delle scorte, migliorando ulteriormente l'efficienza.

Come aiutare i negozi a lavorare con RFID

Integrare RFID in altri processi non basta se non viene soddisfatta una condizione fondamentale. 

I tuoi negozi devono adottare RFID con convinzione. 

Perché RFID funzioni, occorre migliorare specifici processi in negozio. Il personale deve essere formato sui nuovi processi e su come eseguirli. Se quindi il processo:

• è difficile da capire,
• complicato da eseguire e
• non aiuta il team di negozio a lavorare meglio, più rapidamente o più facilmente...

...non potrai mai sfruttare pienamente il potenziale di RFID. 

Creare consenso intorno a RFID è fondamentale sia per i retailer che iniziano sia per quelli già avanti nel proprio percorso. 

Poiché le basi del successo di RFID si costruiscono in negozio, ogni nuovo dipendente deve conoscere la tua strategia RFID. Sono queste persone, infatti, a usare il lettore RFID portatile per contare l'inventario, stampare le etichette mancanti e scansionare le spedizioni in arrivo. 

Quando introduci RFID nei negozi, chiediti: quale vantaggio offre al personale? 

Passare da un conteggio annuale a uno settimanale può mettere in difficoltà i negozi se non ricevono formazione su RFID o non vengono coinvolti nell'implementazione.

Come motivare i responsabili di negozio a lavorare con RFID

Il responsabile di negozio è generalmente decisivo nel favorire l'adozione di RFID. Nel retail della moda incontriamo due profili: generalisti e responsabili orientati alle vendite. Entrambi sono motivati a lavorare con RFID se coinvolti nel modo giusto.  

Generalisti

Un generalista ha una visione completa dei processi del negozio: da quando deve ricevere la merce fino alla vendita, passando per tutte le attività intermedie.

Spesso coglie subito il valore di RFID, ma deve comunque coinvolgere il personale. Aspettative chiare, linee guida e procedure sono utili per i generalisti, che in genere vogliono comprendere anche il quadro complessivo.

Orientati alle vendite

Questi responsabili sono guidati dai risultati, dai ricavi e dai volumi di vendita. Pur riconoscendo spesso i vantaggi di RFID, può essere necessario ricordare loro che un'attività amministrativa come il conteggio delle scorte aiuta le vendite. Nel prossimo capitolo vedremo come RFID le aumenta.

I responsabili orientati alle vendite sono spesso anche competitivi. Sfrutta questa caratteristica! Ad esempio, puoi introdurre competizioni interne per il negozio con l'accuratezza più alta o il conteggio più rapido.

Una maggiore accuratezza delle scorte deve tradursi in azioni

Infine, un'elevata accuratezza delle scorte, da sola, non cambia nulla. Non riassortisce l'area di vendita e non fa aumentare automaticamente le vendite. 

Migliorare l'accuratezza delle scorte è però il primo passo per aumentare la disponibilità dei prodotti in negozio e le vendite. 

Il conteggio dell'inventario con RFID è uno strumento diagnostico. Ti mostra dove intervenire: ottimizzare il riassortimento dei negozi, migliorare il processo di riassortimento dal magazzino del negozio all'area di vendita o utilizzare le scorte del negozio per i canali online. 

Qual è quindi il passo successivo? Quali azioni puoi intraprendere per trasformare le nuove informazioni sull'inventario in risultati concreti?

Scoprilo nel secondo capitolo: aumentare la disponibilità dei prodotti in negozio per incrementare le vendite.